Условия для проведения встреч и собраний. Поскольку эти условия обычно играют весьма существенную роль, собрания лучше проводить на нейтральной территории, располагаясь так, чтобы избегать конфронтации, которой способствует разбиение на фракции по интересам или в зависимости от ранга присутствующих (см. столбец Е, табл.9-1). Еще до встречи следует уточнить многие моменты, в особенности это касается освещения, температуры в помещении и наличия вентиляции.
Председательствующему на собрании стоило бы учитывать некоторые моменты:
• Придерживайтесь заранее разработанной повестки дня, основанной на целевой ориентации. Во многих исследовательских проектах было продемонстрировано, что при структурировании деятельности группы удается добиться гораздо большего эффекта, чем без структурирования.
• Лучше потратить больше времени на выработку повестки дня, чем нужно, нежели сэкономить на этом. Поговорка не без оснований утверждает, что работа заполняет все отведенное на нее время.
• Сформулируйте в повестке дня, как долго будет продолжаться собрание.
• В пределах каждого из вопросов повестки дня контролируйте только сам процесс обсуждения, а не его содержание. Нужно, чтобы председательствующий предоставил каждому возможность высказаться, например, по системе круглого стола; вовлекайте в обсуждение тех, кто отмалчивается, установите регламент и применяйте приемы, позволяющие привлечь к работе каждого из присутствующих.
Мозговой штурм и рассуждения “с потолка”
Участники открыто высказывают свои соображения и обмениваются мнениями с тем, чтобы прийти к совместному решению, наилучшим образом отвечающему ситуации.
Запись мыслей
Эта техника по существу не отличается от предыдущей, за исключением того, что каждый из участников записывает каждую идею на отдельной карточке. После этого карточки либо передаются соседу по столу, либо распределяются среди других участников. Каждый, кто получает карточку, добавляет свои идеи и предложения с тем, чтобы сделать идею более работоспособной.
